Before：手作業での在庫管理（サンプル）

これは特定の会社の話ではなく、紙とExcelで在庫を管理している現場で「あるある」な作業の流れを1枚にまとめたものです。実際にはこれが複数の倉庫・複数の担当者に分散し、問題はさらに見えにくくなります。

いつもの在庫管理の流れ（手作業）

STEP 1

棚の資材を目で見て1つずつカウント。持ち出し中のぶんは数え漏れ1

STEP 2

クリップボードの在庫表に殴り書き。急ぐと数字が読めない2

STEP 3

戻ってから打ち直し。同じ作業の二度手間＋打ち間違い3

STEP 4

「あれ在庫ある？」と電話で確認。発注も担当の記憶頼み4

その結果… Excelの数字は「最後に棚卸しした時点」のもので今の在庫とズレる5。複数人が同時に持ち出すと台帳に載らず、「あるはずが無い」で現場が止まる。どの案件で何を使ったかも残らず、原価が分からない6。

Before → After

システム化でどう変わるか

手作業倉庫で数えて紙に書き、事務所でExcelに打ち直す（二度手間）

システムバーコード／QRをスキャンするだけ。その場で入出庫が記録され、転記そのものが無くなる

手作業手書きの読み違い・打ち間違いで数がずれる

システムコードを読み取って数量を入れるだけ。品目の取り違え・転記ミスが起きない

手作業発注のタイミングは担当の勘。切らす・余らせる

システム発注点を下回ると自動でアラート。誰が見ても「今頼むべき資材」が分かる

手作業今の在庫は倉庫を見に行くまで分からない

システム入出庫した瞬間に数が反映。事務所からでもスマホからでも今の在庫が見える

手作業複数人が同時に持ち出すと台帳とずれて現場が止まる

システム全員が同じ在庫データを共有。誰が出庫しても即反映され、食い違いが起きない

手作業どの現場で何を使ったか残らず、原価が分からない

システム出庫を案件に紐付けて記録。案件ごとの材料原価が自動で残る

同じ在庫管理を、スキャンするだけのシステムにすると、こうなります。