このシートは実在のものではなく、Excel管理で「あるある」な問題を1枚にまとめて再現したものです。実際の現場ではこれらが複数ファイル・複数シートに分散し、さらに見つけにくくなります。
F12
fx
=SUM(F2:F10)
| A | B | C | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 請求番号 | 取引先 | 件名 | 請求日 | 期日 | 金額 | 状態 | メモ |
| 2 | 411 | (株)アルファ2 | Webサイト制作費 | 4/10 | 4/30 | 330000 | 済 | |
| 3 | 42 | 田中商事 | システム保守費 | 4/15 | 4/30 | 55000 | 済 | |
| 4 | 51 | 株式会社アルファ2 | 追加機能開発 | 2025/5/13 | 5/31 | 198000 | 済 | |
| 5 | 52 | 山田印刷 | LP制作費 | 5/20 | 5/31 | 110000 | 未4 | ※督促した？5 |
| 6 | 53 | 田中商事 | システム保守費 | 5/15 | 5/31 | 55000 | 済 | |
| 7 | 61 | ベータ2 | ECサイト構築 | 6/1 | 6/30 | 528000 | 未 | |
| 8 | 62 | 田中商事 | システム保守費 | 6/15 | 6/30 | 55000 | 未 | |
| 9 | 71 | 株式会社アルファ | デザインリニューアル | R7.7.53 | 7/31 | 264000 | 未 | |
| 10 | 81 | 山田印刷 | バナー制作費 | 8/10 | 8/31 | 44000 | ？4 | 未確認5 |
| 11 | 91 | ベータ | 保守運用費 | 9/1 | 9/30 | 88000 | 4 | |
| 12 | 合計 | 16390006 |
請求一覧
4月
5月
集計表
コピー
Sheet1
＋
赤い番号の問題点
- 1請求番号の先頭ゼロが落ちる：「INV-2025-041」と入れても Excel が数値とみなして「41」に。連番管理ができず、ダブり・抜けに気づけない。
- 2取引先名の表記ゆれ：「(株)アルファ」「株式会社アルファ」「ベータ」など書き方がバラバラ。別会社扱いになり、取引先ごとの集計が正しく出ない。
- 3日付の形式がバラバラ：「4/10」「2025/5/1」「R7.7.5」が混在。文字列として入っていると並べ替え・期間での絞り込みができない。
- 4状態が手書きで曖昧：「済」「未」「？」「空欄」が混在。期日を過ぎた未入金（期限超過）なのか、ただの未入力なのか判別できない。
- 5メモが個人ルール：「※督促した？」「未確認」など、書いた本人にしか意味が分からない。担当者が休むと誰も状況を追えない＝属人化。
- 6合計式の範囲ずれ：
=SUM(F2:F10)が最新行（11行目の88,000円）を含んでおらず、合計が 1,639,000円 に。正しくは 1,727,000円。行を足すたびに起きる典型的な集計ミス。 - 7色分けが属人的：黄色のセルが「何を意味するのか」はルール化されておらず、塗った本人の頭の中だけ。引き継いだ人には伝わらない。
Before → After
システム化でどう変わるか
Excel請求番号の先頭ゼロが落ちる・採番がバラつく
システム請求番号は自動採番（INV-2025-091）。ダブり・抜けが起きない
Excel取引先名の表記ゆれで集計が合わない
システム取引先が統一され、取引先別の請求額・入金額を自動集計
Excel日付がバラバラで並べ替え・抽出できない
システム日付形式を統一。月での絞り込み・並べ替えがワンクリック
Excel状態が「済／未／？」で曖昧、期限超過が分からない
システムステータスを色バッジで表示し、期限超過を自動で判定
Excel合計式の範囲ずれで集計ミス（行を足すと崩れる）
システムKPI・月別・取引先集計はすべて自動。追加した瞬間に反映
Excelメモ・色分けが属人的で引き継げない
システム入力項目・色分けのルールが共通化。誰が見ても同じ状態が分かる
同じデータをシステムで管理すると、こうなります。
After（システム）を見る