Before：手作業での受注入力（サンプル）

これは特定の会社の話ではなく、メールとFAXで注文を受けている会社で「あるある」な作業の流れを1枚にまとめたものです。実際にはこれが複数の担当者の受信箱・複数の複合機に分散し、問題はさらに見えにくくなります。

いつもの受注入力の流れ（手作業）

STEP 1

メールは担当者個人の受信箱へ、FAXは複合機の受け皿に溜まる。誰が拾うかは決まっていない1

STEP 2

「いつもの所」「なる早」「Ｍ８５０ｺ」を、担当が過去の取引の記憶で読み解く2

STEP 3

品番を台帳で探して打ち込む。メールを見ながらの打ち直しで数量を打ち間違える3

STEP 4

納期・届け先が分からず電話で聞き直す。相手が不在だと保留のまま4

その結果… 転記待ちのメールが後から来たメールに埋もれ、出荷漏れが起きてから気づく5。受注担当が休みの日は「いつもの所」が誰にも分からず、その日は誰も受注できない（属人化）6。

Before → After

AIに下書きさせるとどう変わるか

手作業メールの文面を見ながら、受注表に手で打ち直す（二度手間）

AIシステムAIが本文を読んで受注データの下書きを作る。人は内容を確認して「受注登録」するだけ

手作業「いつもの所」「なる早」を担当の経験で解釈する

AIシステム自信のない箇所は「要確認」として明示。前回の届け先や最短出荷日を候補として出し、人が選んで確定する

手作業品番を台帳で探して打ち込む

AIシステム品名を商品マスタと自動で照合。候補が複数あれば選択肢で提示する

手作業納期・届け先を電話で聞き直す。相手不在で保留

AIシステム足りない項目だけを提示。全部を聞き直さなくても、必要な箇所だけ確認すればよい

手作業転記待ちのメールが埋もれて、出荷漏れが起きる

AIシステム受信トレイで「未処理・要確認・処理済」が一目で分かる。未処理が残っていれば誰でも気づける

手作業担当不在の日は誰も受注できない（属人化）

AIシステム元メールと読み取り結果が一緒に残るので、誰でも確認・確定できる。担当が休みでも受注が止まらない

同じ受注業務を、AIに下書きさせるとこうなります。