こんな状態になっていませんか？
納期当日に「入れてなかった」
注文は届いているのに、「何件が未処理か」を誰も知らない① 届いたことに気づけない ② 解釈が担当の頭の中 ③ 未処理が埋もれる
このデモの場面設定
- 今日は 6/26（金）。あなたは架空の「サンプル株式会社」の受注担当・川田さんです。
- 受信トレイには今朝届いた 4件（メール3件・FAX1件）が入っています。FAXは複合機が読み取った文字（OCR）で届いています。
- 各件を選んで「AIで読み取る」を押すと、受注データの下書きができます。信頼度「高」の項目はそのまま、「要確認」の項目は候補を選ぶ／提案を確定してから「受注登録」します。
- 大和金属工業のFAX（「Ｍ８ボルト ５０ｺ なる早 いつもの所へ」）は要確認が出る例、ハタノ設備は既存注文の変更依頼、足場板の件は「注文ではない（見積依頼）」と振り分けられる例です。
※ このデモのAI応答は、あらかじめ用意した読み取り結果を表示しています（模擬）。登録内容もこのページ内にだけ記録され、サーバーへは送信されません。
受注一覧（今週）
| 受注No | 受信日 | 顧客 | 納期 | 明細 | 状態 | 登録者 |
|---|
このデモの作り方の考え：AIは下書き、確定は人です。AIが自信を持てない箇所は必ず「要確認」で止め、人が直すまで登録できないようにしています（分からないまま黙って登録してしまうのがいちばん危ないためです）。読み取り結果と元のメール・FAXは一緒に保存され、後から「元の文面と登録内容」を突き合わせできます。
メールソフトを作り直すわけではありません。いまお使いの Outlook や Gmail はそのままで、注文専用のアドレス（または「注文」フォルダ）を1つ用意していただき、システムはその受信箱を数分おきに読むだけです。読んだメールは削除せず「処理済」に移すだけで、返信や送信はシステムからは一切行いません（返事は今までどおりメールソフトで書きます）。複合機の「受信FAXをメール転送」機能を使えば、FAXも同じ受信箱に届くので、メールと FAX を1つの入口で扱えます。
仕組みとしては、PHP から AI の API にメール本文を渡して結果を受け取るだけなので、共有レンタルサーバーの構成でも特別なサーバーは不要です。同じ考え方で現場の報告書を作る例は AI活用 ②：現場報告の日報・報告書を自動作成 をご覧ください。メールではなく、別のシステムから出た CSV を基幹システムに渡す「転記」を減らす例は システムの間 ①：CSVレイアウト変換 にあります。