これは特定のお店の話ではなく、Excelや紙でシフトを組んでいる現場の「あるある」を1枚にまとめたものです。問題は出来上がった表を見ても気づきにくく、当日になって「人が足りない」「その日は入れないって言ったのに」と発覚しがちです。
いつものシフト組みの流れ（手作業）
STEP 1
希望をかき集める
「月火入れます」「木はNG」がLINE・口頭・メモでバラバラに届く1
STEP 2
Excelに手入力
方眼に名前×日付。希望メモを見ながらひとマスずつ埋める2
STEP 3
目視で確認
人数足りてる？連勤してない？希望に反してない？を指で数える3
STEP 4
印刷して配る
印刷して貼り出し or PDFをLINEへ。各自が表全体から自分を探す4
手組みで完成した今週のシフト表（Excel）— 一見ちゃんと埋まっているが…
| スタッフ | 月 6/22 | 火 6/23 | 水 6/24 | 木 6/25 | 金 6/26 |
土 6/27 | 日 6/28 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 川田社員 | 早 | 早 | 休 | 早 | 休 | 休 | 休 |
| 糸井社員 | 休 | 遅 | 早 | 遅 | 早 | 早 | 遅2 |
| 鈴木パート | 早 | 休 | 遅 | 早 | 休 | 遅 | 早 |
| 田村学生 | 休 | 休 | 休 | 休 | 休 | 早 | 遅 |
| 織田パート | 遅 | 休 | 早1 | 休 | 遅 | 休 | 休 |
| 山本学生 | 休 | 休 | 休 | 休 | 早 | 遅 | 早 |
| 必要 3/3/3/3/3/4/4人 | 3人 | 2人 ⚠3 | 3人 | 3人 | 3人 | 4人 | 4人 |
「早」＝早番／「遅」＝遅番／「休」＝休み。色や記号は人によってバラバラ。数式も入っていないので、人数も連勤もすべて目で数えるしかない。
その結果… この表、ぱっと見は埋まっているように見えますが——火曜が1人足りないのに気づかず当日バタつく。糸井さんは火曜から日曜まで6連勤。織田さんは「水曜は無理」と言っていたのに水曜に入っている。手組みでは、こうしたミスが完成版の表からは見えず、本人の指摘や当日の混乱で初めて発覚します。
赤い番号の問題点
- 1希望違反に気づかない：織田さんは「水曜はNG」と希望していたのに、メモを見落として水曜の早番に入れてしまった。完成した表を見ても希望と突き合わせない限り分からず、本人に言われて初めて気づく。
- 2連勤の見落とし：糸井さんは火曜から日曜まで6連勤。横に目で追わないと連勤は見えず、気づかないまま無理なシフトを組んでしまう。疲労やトラブル・離職の原因になる。
- 3人数の穴：火曜は必要3人に対して2人しか入っていない。数式が無いので合計を手で数えるしかなく、1人足りないことに気づかないまま当日を迎える。
- 4修正と共有が手作業：1ヶ所直すと人数バランスが崩れ、玉突きで組み直し。印刷して貼り直し・LINEで再送が必要で、各自は表全体から自分の予定を探さないといけない。
Before → After
システム化でどう変わるか
手作業希望がLINE・口頭・メモでバラバラ。Excelに手で転記する
システム各自がスマホで希望を入力。そのまま作成画面の表に反映される
手作業方眼にひとマスずつ手入力。ゼロから自分で組む
システム「自動編成」で叩き台がすぐ完成。あとはクリックで微調整するだけ
手作業人数の穴・連勤・希望違反を目で数えて探す。見落とす
システム穴・連勤・希望違反をリアルタイムで自動警告。見落としようがない
手作業1ヶ所直すと玉突きで組み直し。印刷・貼り直し・再送
システム直すたびに再チェック。確定すれば各自に通知され、本人は自分の予定だけ見られる
同じシフト組みを、希望が自動で反映され・穴や連勤を警告してくれるシステムにすると、こうなります。
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