これは特定のお店の話ではなく、確定シフトを印刷・貼り出し・グループLINEで共有している現場の「あるある」を1枚にまとめたものです。せっかく正しく組めても、伝わり方でトラブルが起きます。
いつものシフトの伝え方（手作業）
STEP 1
印刷する
完成したExcelを印刷。PDFに書き出してグループLINEにも投げる
STEP 2
貼り出す／投下
休憩室の壁に貼る。LINEにPDFを送る。全員に届いたかは分からない3
STEP 3
各自が自分を探す
全員分が並んだ表から、自分の行を目で探して予定を確認1
STEP 4
変更は貼り直し＋連絡
変更が出たら貼り直し、関係者に個別連絡。古い版が残る2
その結果… 各自は全員分の表から自分を探す手間がかかり、見間違える。変更で貼り替え・再送をするとどれが最新版か分からなくなり、古い版を見た人が間違った日に来る／来ない。さらに誰が見たか分からないので、見ていない人に当日まで気づけない。正しく組めていても、伝わり方でトラブルになる。
赤い番号の問題点
- 1自分の予定が探しにくい：全員分が1枚に並んだ表から、自分の行を目で探す必要がある。行を見間違えて別の日に来る・来ないが起きる。
- 2最新版が分からない：変更のたびに貼り替え・再送するため、休憩室の紙とLINEのPDFで複数の版が混在。古い版を見て動いてしまう。
- 3見たか分からない・伝わらない：貼り出しもLINE投下も「読んだか」が分からない。変更の個別連絡も漏れ、見ていない人に当日まで気づけない。
Before → After
システム化でどう変わるか
手作業全員分の表から、自分の行を目で探す。見間違える
システム個人別ビューで自分の勤務だけを表示。日時・早番/遅番がそのまま見える
手作業貼り替え・再送で複数の版が混在。最新版が分からない
システム常に最新の確定シフトだけが表示される。古い版が残らない
手作業読んだか分からず、変更の個別連絡も漏れる
システム確定・変更すると各自に通知が届く。連絡漏れがなくなる
同じシフトの共有を、確定すると各自に通知が届き・自分の予定だけ見られるシステムにすると、こうなります。
After（システム）を見る