「誰がどこに入れるか、誰も全部は知らない」状態

赤い番号の問題点

• 1「何が必要か」が記憶頼み：営業なら何と何、経理なら何と何、という決まりが書かれていない。前回の入社を思い出して考えるので、抜けが出る。
• 2依頼が散らばる：システムごとに担当が違い、依頼は個別メール。「頼んだが返事が無い」「作ったが伝わっていない」が受信箱の中で起きる。入社日にどれが揃っているか、誰も一覧できない。
• 3パスワードの共有・使い回し：付箋・チャットでパスワードを渡す。急ぎのときは先輩の ID で作業。共用 ID があると「誰が操作したか」が分からなくなり、退職者が知っているパスワードを変え忘れる。
• 4退職時は「思い出せた分だけ」：Google を止めればチャットも止まるが、独自 ID のシステムは個別に止めないと残る。7 つのうち 2 つを忘れるのは、怠慢ではなく構造の問題。
• 5退職者の ID が生きている：販売管理（顧客情報）に社外から入れる状態が半年続く。実害が無くても、監査や取引先への説明で問題になる。
• 6属人化：「誰がどこに入れるか」の全体像は総務の頭の中にしかない。総務が休むと入社処理が止まり、担当が変わると引き継げない。
• 7管理者パスワードが前任者の頭の中：勤怠システムの管理者パスワードは退職した前田さんしか知らず、設定変更ができない。ベンダーに再発行を頼んで数日止まる。